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TUTORIAL DE ACCESS 2016

Antes de empezar, lo mas importante es conocer algunos conceptos que vamos a utilizar en este curso.

¿Qué es una base de datos?:

Una base de datos es un grupo de datos que pertenecen al mismo tema y que se almacenan con un sistema concreto para su uso en el futuro.

Todas las bases de datos están compuestas por una o más tablas que cada una guarda un conjunto de datos, cada una de ella tiene una o mas filas o columnas que guardan la información sobre cada registro.

Tipo de datos o Campo:

En un sistema de base de datos los campos pueden ser de varios tipos algunos similares y otros muy diferentes comentemos los más usados:

  • Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
  • Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
  • Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados.
  • Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.
  • Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
  • Autonumérico: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

Durante este curso vamos a utilizar Access para tener nuestra agenda de contactos personalizándola con los datos que queramos tener a mano.

NOMBRE DEL CAMPO

TIPO DE DATOS

DESCRIPCIÓN

Nombre

Texto

Foto

Datos adjuntos

Permite insertar fotos a cada registro

ID

Autonumérico

Necesario en toda tabla

Teléfono

Numérico

Dirección

Texto

Email

Texto

Estado civil

Texto

Fecha nacimiento

fecha

Este formato ayuda en la base de datos en los filtros

Trabajo

Texto

Profesión

Texto

CAMPOS NECESARIOS:

CREANDO LA BASE DE DATOS:

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Al abrir el programa de Microsoft Access encontraremos la pantalla de selección donde escogeremos una base de datos en blanco, al hacer click nos aparece la pantalla donde le daremos un nombre y un lugar donde guardar en nuestro pc la base de datos que vamos a crear.

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Al iniciar creamos nuestra primera tabla, pero por el momento vamos a cerrarla haciendo click en el aspa en su parte superior izquierda de la pestaña.

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A continuación, iremos a la pestaña CREAR para hacer click en la herramienta diseño de tabla y colocar los campos y sus tipos de datos respectivos

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Colocaremos los campos que anteriormente hemos visto en este curso, dejando nuestra tabla de la siguiente manera, debemos fijarnos muy atentamente en el tipo de datos que asignamos a cada uno de los campos ya que ello determinara mucho no solo a la introducción de datos futuros y por consecuente las futuras acciones con nuestra base de datos.

A continuación, guardaremos nuestra nueva tabla, le daremos un nombre en mi caso le pondré tabla agenda para tenerlo bien organizado, a continuación, Access nos dice que no contiene una clave principal, siempre será necesaria para cada tabla tener una asignada, en este caso Access nos puede asignar una y lo hará automáticamente si tenemos asignado un campo autonumérico. También podemos asignarla nosotros manualmente si tenemos claro y seguro un valor que nunca se repetiría, por ejemplo, si nuestra base de datos incluye el DNI sabemos que será siempre un numero irrepetible y podríamos asignarlo, si el campo que asignemos como clave principal se intentase repetir el numero la base de datos no nos permitirá y no podremos grabar el registro.

Vemos que se ha creado un nuevo objeto en nuestra columna de la izquierda, y ahora haciendo doble click sobre el comenzaremos a incluir datos. Para el ejercicio que estamos haciendo introduciremos 5 registros para luego ver como quedan en los siguientes pasos.

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Cuidado porque fijándonos en la ultima columna nos da la opción de agregar mas campos por si acaso se nos paso todos los necesarios para nuestra base de datos, tengámoslo en cuenta para futuras acciones el no escribir nada a menos que sea necesario.

Ahora vamos a crear una CONSULTA

Para las consultas utilizaremos el asistente ya que es muy rápido y útil para finalizarlas rápidamente y con idéntico resultado que hacerlas manualmente.

Regresamos a la pestaña crear y le daremos al asistente para consultas y seleccionaremos en la ventana emergente a asistente de consultas sencillas.

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Al darle al botón aceptar se abrirá otra ventana, en la cual seleccionaremos los campos que queremos incluir en nuestra consulta, nos tenemos que dar cuenta que aparecen varios con el nombre inicial foto, solo necesitamos el que solo aparece FOTO ya que todos los demás son para los datos adjuntados.

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Dejaremos todo lo demás añadido a la ventana de la derecha usando los cursores entre las dos ventanas, quedando las ventanas de la siguiente forma, y pulsaremos siguiente

En la siguiente ventana pulsaremos de nuevo siguiente, dejándolo en tipo de detalle, y le daremos un nombre a la consulta, en mi caso le pondré el nombre CONSULTA AGENDA y le daremos a finalizar.

A continuación, crearemos un FORMULARIO.

El formulario es la pantalla atractiva donde introducimos los datos que se almacenaran en nuestra base de datos, en esta parte vamos a crear un formulario con su asistente

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Nos aparecerá una pantalla similar a cuando hicimos la consulta con su asistenta, en nuestro caso haremos lo mismo, teniendo en cuenta de tener seleccionado en el apartado TABLA/CONSULTA la consulta agenda que creamos anteriormente.

Al seleccionar los campos le daremos a siguiente y nos preguntara Access que tipo de distribución queremos darle a nuestro formulario, en mi caso lo dejare en modo columnas, aunque con cada tipo podremos ver una imagen aproximada de como nos quedaría, una ves elegida le damos a siguiente.

Nos aparecerá la ventana con la que daremos un nombre a nuestro formulario, en mi caso le pondré Formulario agenda y pulsaremos Finalizar.

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A estas alturas ya tenemos tres objetos, una tabla, una consulta y un formulario

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Ahora hagamos un INFORME.

El asistente para los informes inicial lo tratamos igual que los otros asistentes, hasta el punto que nos pregunta si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento, esa pantalla lo dejamos como esta, igualmente nos mostrara al darle a siguiente una tabla de criterios de orden, en la cual yo lo pondré que me lo ordene por el nombre y le daré a siguiente.

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En la última página en la distribución podéis elegir como presentarlo en pantalla como quieras, una vez lo tengas le damos a siguiente para terminar dándole un nombre a nuestro informe.

Ahora vamos a crear un formulario que nos permita solo la entrada de datos.

Vamos hacer una copia del formulario que ya tenemos.

Abrir el formulario “formulario agenda”, en el menú archivo, guardar como, Guardar como objeto, guardar

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A continuacion nos aparecera una ventana para darle un nombre a este nuevo formulario, al cual le vamos a dar el nombre de NUEVO AMIGO.

Y tengamos en cuenta que para que un formulario al abrirlo no muestre ningun dato y solo nos deje la entrada de datos , tenemos que cambiar algunas propiedades, para ello, primero abriremos el formulario que acabamos de crear, y le daremos a la vista de diseño de nuestro formulario

A continuación, para poder cambiar los valores que hablamos, le daremos en la pestaña de HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS al botón para poder ver las propiedades de nuestra hoja, recordemos tener abierto y activo nuestro formulario nuevo amigo que creamos anteriormente y tenerlo en vista diseño como aprendimos anteriormente.

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Al dar a este botón se abrirá una nueva zona a la derecha de nuestra pantalla, aquí podremos editar varias características de nuestro formulario, pero en este caso solo cambiaremos el como se muestra al iniciar.

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En la línea donde pone Entrada de datos, cambiar a SI

Guarde los cambios, y cierre el formulario.

Ahora, Abre el formulario nuevo amigo y observa que ya no muestra los demás registros, este formulario es solo para agregar nuevos registros.

Vamos agregar un control en el formulario agenda, que me permita buscar registros en mi base de datos.

Abrir el formulario agenda en modo diseño, se hace de la siguiente forma; clic derecho en el nombre del formulario “formulario agenda” y escoja la opción vista diseño. Vamos a dejar un espacio en la parte superior del formulario (detalle), para colocar el control.

– Seleccione todos los campos y arrastrarlos hacia abajo para dejar un espacio más o menos de un centímetro.

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Ahora vamos agregar el control, en la ficha diseño grupo controles, haga clic sobre el control que se llama cuadro combinado.

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Al pulsar seleccionaremos el área en nuestro formulario que dejamos para colocar el botón de búsqueda, al terminar de seleccionar el área, nos aparecerá una ventana donde seleccionaremos el modo de acción de este botón, seleccionaremos en este caso la última opción y en la posterior ventana seleccionaremos el valor que nos mostrará para buscar entre los registros.

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En la ultima ventana podremos darlo un nombre al objeto y le daremos a finalizar.

Para probar el objeto, ciérralo y ábralo en modo normal, en el control cuadro combinado escriba el nombre de un amigo dale enter, él lo buscara.

Ahora vamos a crear un formulario en blanco, que utilizaremos como ventana de bienvenida de nuestra base

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de datos en la ficha crear, grupo formularios, formulario en blanco.

Luego de crear el formulario lo pasamos a modo diseño; Ficha inicio, Botón ver, Vista diseño.

Y vamos a crear una serie de botones todos con un fin distinto, cada botón abrirá una de las partes de nuestra base de datos, crearemos uno para la consulta, dos para los formularios y otro para el informe, la tabla no la mostraremos porque podríamos dañar nuestra base de datos, todos se crearán con el mismo modo, escogiendo en cada uno la función que queremos.

Con el formulario en vista diseño añadiremos los botones en la pestaña diseño y añadiremos botones con el icono que se muestra en la imagen.

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En esta primera parte, Access nos muestra las opciones de cada uno de los

objetos, Nosotros necesitamos abrir el formulario para la entrada de registros

(nuevo amigo) y el formulario para la modificación o consulta de registros

(formulario agenda), así como también la consulta y el informe, la tabla no la

vamos a mostrar porque podríamos dañar la base de datos.

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Colocaremos primero los botones para abrir los formularios, entonces en esta ventana escoja a la izquierda la opción operaciones para formularios y a la derecha abrir formulario, y le damos a siguiente.

En la segunda ventana (derecha) escogemos el formulario que queremos abrir, esta operación la repetiremos por cada formulario que queremos abrir en nuestro caso 2

En la ultima ventana nos dará dos opciones, buscar datos específicos a mostrar o mostrar todos, cada base de datos tendrá su elección dependiendo de lo que queramos conseguir, en este caso escogeremos la segunda opción para que nos muestre todos los registros cuando lo abramos.

En la imagen que tenemos a continuación Access nos da dos opciones, mostrar un botón con texto o incluir una imagen al botón, esta segunda opción se usa mas en botones para opciones de accesibilidad, botones de navegación por ejemplo imprimir o como veremos al final para cerrar el formulario, en los casos de imagen Access nos dará una limitada lista de imágenes, pero también podremos escoger las nuestras de nuestra elección y que tengamos en nuestro ordenados.

Para los botones que estamos creando seleccionaremos que se muestre Texto y escribiremos lo que queremos que se vea dentro del botón.

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En la ultima ventana nos pregunta un nombre significativo, esto no tendrá importancia en formularios básicos como estamos bien en este curso, aunque en cursos mas avanzado estudiaremos las opciones de búsqueda que nos dará importancia a este paso, en esta ocasión le daremos directamente a finalizar.

Esta misma operación la repetiremos con la única diferencia de seleccionar el segundo formulario.

El botón de informe que crearemos se hace de manera idéntica, excepto el primer paso donde seleccionaremos OPERACIONES CON INFORMES como se ve en la siguiente imagen:

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Posterior a este paso todo lo demás es idéntico para la creación del botón de informe.

Por último, nos falta poner el botón a la consulta, si nos fijamos en la imagen anterior la consulta como tal no tiene apartado. OJO AQUÍ TENEMOS QUE ESCOGER LA OPCIÓN “OTRAS” Y LUEGO “EJECUTAR CONSULTA” como te muestro en la siguiente imagen.

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Perfecto ya tenemos todos los botones que necesitamos, ahora solo nos falta un botón más, y nos ayudara a cerrar nuestra base de datos cuando hayamos terminado de usarla sin necesidad de mucho mas que hacer un click.

Añadimos un botón mas en nuestro formulario como hicimos anteriormente los otros 4 botones. Pero en esta ocasión en la ventana de acciones para nuestro botón le daremos a “APLICACIÓN” y seleccionaremos Salir de la aplicación, tal y como se muestra en la imagen.

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En esta ocasión si le dejaremos a Access que nos asigne una imagen a nuestro botón para que veamos el efecto que tendría y de camino identificarlo mejor de los otros botones.

Por último, creemos una etiqueta para el título de nuestro formulario.

Clic en la ficha diseño, en el grupo controles clic en el control etiqueta y dibuja un rectángulo en el área de trabajo.

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Ahora si ya podemos guardar todos los cambios y probar cada uno de los botones que hemos creado antes de dar paso a lo ultimo que necesitamos hacerle a nuestra base de datos.

Para que una base de datos inicie con un formulario concreto tenemos que especificárselo en la pantalla de opciones de la pestaña archivo.

Haga clic en la opción Base de datos actual, en la parte derecha encontramos una opción que dice Mostrar formulario, aquí seleccione el formulario “control”

Podríamos decir que esto es todo; sin embargo, en esta ventana encontramos muchas opciones que permiten cambiar el comportamiento de la base de datos.

Miremos unas de ellas.

  • Opción de la ventana del documento, active la que dice, ventana súper puesta, esto permite que las ventanas se abran independientemente y no en fichas como venía sucediendo.
  • Navegación, Mostrar panel de navegación, desactívelo. Esto evita que se muestre la ventana con todos los objetos, lo que nos permite evitar que el usuario borre cualquier objeto por accidente
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Por el momento no modifiquemos nada más, dele clic en aceptar, Access le advertirá que debe cerrar la base de datos para que los cambios hagan efectos.

Cierre la base de datos y vuelva abrirla.

Esto es todo espero que les haya sido de ayuda y hayan aprendido mucho.

Nos vemos en el Curso avanzado para seguir exprimiendo todo lo posible el paquete de office