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Tutorial de Word 2016

Comencemos conociendo a Word, el procesador de textos del paquete Microsoft Office, gracias a esta herramienta podremos crear documentos con diferentes formatos, insertar diferentes elementos y muchas más herramientas que iremos conociendo.

Primero vamos a ver los elementos que veremos en pantalla.

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Primero vamos a ver cómo crear un nuevo documento, Word trae una cantidad de plantillas de apariencia profesional las cuales podremos elegir, al elegir una plantilla siempre se nos abrirá una ventana donde podremos tener una vista previa de cómo quedaría nuestro documento. Además, podemos comenzar desde 0 con una plantilla en blanco y será lo que hagamos en este curso.

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Una vez abierto nuestro documento en blanco lo primero será guardarlo con el nombre que elijamos, para eso tendremos siempre dos modos,

  1. Guardar documento como: con el cual podremos darle su primer nombre o si lo necesitamos guardarlo con un nombre diferente al que lo abrimos.
  2. También podremos darle un guardado directo, también con dos atajos, el primero pulsando en el teclado CTRL+S, o en la pestaña archivo y el botón guardar.

Una de las opciones de guardado más usadas es la de guardar un documento como Pdf ya que es mucho más compatible y usado y menos pesado para compartir, aprendamos a guardar documentos con otros formatos.

http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20813x331.jpg?crc=3775375556
http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20382x411.jpg?crc=3923026945

Hablando de compartir el documento también necesitaremos aprender a imprimir, aunque sea una práctica muy común conozcamos un par de detalles al respecto.

En la pestaña archivo abriremos la opción imprimir, podremos definir el número de copias incluso si tuviéramos varias impresoras elegir el destino, y un sinfín de opciones de configuración como mostramos en la siguiente imagen.

Una vez finalizamos la configuración solo tendremos que darle al botón imprimir y tendremos nuestro documento listo para recoger.

Dar formato a un documento.

En Word, podremos dar una cantidad de formatos a nuestros textos que no podemos ni imaginar, además de crear listas numeradas o con viñetas, ajustar alineaciones, modificar los interlineados.

Podemos aplicar temas y estilos rápidos para que nuestro documento tenga un aspecto coherente y profesional, tenemos disponible una amplia variedad de estos estilos y temas entre los que elegir.

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http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20568x126.jpg?crc=4285229827

El modo más rápido para aplicar un estilo a un texto es colocando el puntero sobre el texto donde quieres aplicar el estilo e irnos a la pestaña inicio y en la zona de estilos, allí podremos ver como quedan cada uno de ellos y seleccionar el que más se ajuste a lo que buscamos conseguir

http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20335x578.jpg?crc=3788561091

También podremos aplicar un tema.

Aplicar un tema es darle a todo el documento un conjunto de opciones que incluyen colores, formato fuentes y los efectos correspondientes al tema que estamos seleccionando.

Para aplicar un tema tendremos que ir a la pestaña diseño, y hacer click en el botón correspondiente que te enseño en la imagen.

INSERTAR IMÁGENES

Por supuesto que tendremos una variedad de herramientas para insertar imágenes en nuestro documento, en la pestaña insertar veremos la opción de imágenes, la cual nos da la opción de elegir de nuestro pc cual insertar, pero no dejemos pasar de lado las demás herramientas, las cuales te invito a experimentar con ellas y descubrirlas con la práctica.

Te muestro donde podemos seleccionar nuestra imagen.

http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20436x124.jpg?crc=39644140

Como no siendo de la misma familia no podíamos dudar que en Word podríamos utilizar una versión simplificada de su hermano Excel, con lo cual vamos a ver como insertar tablas muy básicas en nuestro documento.

En la misma pestaña que vimos anterior mente tenemos el apartado de tabla el cual al hacer click solo debemos seleccionar cuantas filas y columnas queremos y se insertara en nuestro documento listo para rellenar.

http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20264x325.jpg?crc=276539209

Igualmente tendremos la opción de convertir un texto común en una tabla, pero para eso necesitamos estar seguros que tenemos el texto en el formato correcto, a continuación, te presento algunas sugerencias de cómo hacerlo.

  1. http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%20400x126.jpg?crc=23855252
    Seleccionando la pestaña inicio le daremos a la imagen que te muestro para que muestre las marcas de párrafo o tabulación
  2. Insertar caracteres separadores correctos como comas o tabulador le indicará al conversor donde dividirá el texto en la tabla que vamos a crear, con el marcador que tenemos activado del punto anterior veremos claramente cómo se dividirá.
http://www.estudiarcurso.online/images/imagen%20pegada%201017x333.jpg?crc=255689573

En este ejemplo puedes ver más claro las indicaciones que comentamos

  1. Tambien en el mismo menu que vimos antes tendremos un boton para convertir el texto que seleccionemos en tabla, dandonos a elegir mas en profundidad cuantas columnas filas y dimensiones que queremos que tenga la tabla.

AGREGAR ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA

En muchos documentos necesitaremos personalizarlo con estas dos funciones, para agregarlos, iremos a la pestaña insertar y luego elijamos cada una de ellas por separado para personalizarlos.

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Una vez seleccionamos el diseño de encabezado y pie de pagina en el documento se abrirán los espacios para ello además de las herramientas para editarlos.

Escribe el texto que desea en el encabezado o pie de página. La mayoría tienen el texto marcado en su zona y sobre él se puede escribir.

Como sugerencia podríamos seleccionar una de las herramientas para agregar mas datos como por ejemplo la fecha una imagen o la hora. También puede seleccionar opciones para distintos encabezados en diferentes paginas como por ejemplo diferenciar entre las paginas pares o impares o eliminarlo en determinadas paginas.

Una vez terminado podemos dar al botón cerrar, o hacer doble click fuera de la zona.

AGREGAR SALTOS DE PAGINA

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En ocasiones en la edición de un documento tendremos la necesidad de insertar un salto de página, lo cual podremos conseguir de dos modos diferentes.

  1. Colocando el puntero en la ubicación donde quiere insertar el salto de pagina o pagina nueva y pulsando la pestaña insertar tendremos las diferentes herramientas.
  2. Otro modo de hacerlo es con el atajo de teclado CTRL+Entrar.

MODIFICAR ORIENTACIÓN MÁRGENES DE LA PAGINA

Podremos dar una configuración a nuestra hoja dependiendo del destino que queramos a darle a nuestro documento, todas estas herramientas la tendremos en la pestaña formato

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Podremos aplicar la configuración de los márgenes que mas se adapte a lo que necesitemos, tendremos tanto configuraciones predeterminadas como la opción de personalizarlos a nuestra necesidad.

También podemos cambiar los márgenes desde la regla que aparece sobre el documento y los marcadores que en ella aparecen, arrastrándolas hasta la posición necesaria con un click de botón izquierdo del ratón y arrastrándola.

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Si esta regla no le aparece en la pantalla deberíamos de ir a la pestaña Vista y activarla desde ahí.

PALABRAS Y PAGINAS

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Existe un marcador que usualmente nos puede hacer falta consultar, conocer cuantas palabras y paginas contiene nuestro documento puede ser muy útil cuando tenemos limitaciones por ser un trabajo universitario o un limite de texto para una publicación.

En la parte inferior izquierda tendremos esta información de manera directa y actualizada en tiempo real.

Si hacemos un click con el botón izquierdo del ratón sobre esta información nos dará muchos más detalles y podremos comprobar datos que tal vez nos sean necesarios.

COMBINAR CORRESPONDENCIA

En el proceso de combinar correspondencia se usan tres documentos:

El documento principal: contiene texto y gráficos que son idénticos para todas las versiones del documento combinado. Algunos ejemplos de contenido idéntico pueden ser el remite de un sobre o el cuerpo de una carta.

 La lista de distribución de correo: contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal. Por ejemplo, una lista de distribución de correo contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas.

El documento combinado: al combinar el documento principal y la lista de distribución de correo, se genera el documento combinado. La información se extrae de la lista de distribución de correo y se inserta en duplicados del documento principal, lo que produce documentos combinados personalizados para diferentes personas.

ORIGENES DE DATOS

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes de datos para combinar correspondencia. Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante el proceso de combinar correspondencia. Estas son algunas opciones sencillas de orígenes de datos:

Usar hojas de cálculo de Excel de contactos para combinar correspondencia

1.    Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios, siguiendo algunas sugerencias:

Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia.

Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.

Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.

La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.

2.    Abre el documento de Word para el que quiera combinar correspondencia.

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3.    En la pestaña Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia, elija el tipo de combinación que quiere ejecutar.

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4.    Seleccione Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

5.    Seleccione Usar una lista existente.

6.    Seleccione la hoja de Excel que quiera usar y haga clic en Abrir.

7.    Seleccione la hoja de cálculo que quiera usar y haga clic en Aceptar.

8.    Los nombres de hoja de cálculo terminan con $.

9.    Seleccione Editar lista de destinatarios para ver el origen de datos, active las casillas junto a las personas a las que quiere realizar el envío y haga clic en Aceptar.